Life by Powerpoint: zijn jouw slides ‘shareable’ of worden ze vergeten?

door Ruben Blom

Slides maken voor een sterke presentatie is geen rocket science. Maar er zijn wel een paar belangrijke afwegingen te maken. Zodat je het publiek straks niet dood verveelt met je slides (‘Death by Powerpoint’), maar er juist voor zorgt dat je publiek moeiteloos mee kan in je verhaal.

Laten we het ‘Life by Powerpoint’ noemen. Hoe zorg je voor een levendig geheel? We duiken even in de achtergrond en komen dan bij een paar handige vuistregels voor het ontwerpen van je slides.

Meer aandacht, meer draagkracht

Als een professionele schrijver aan de slag is met een boek, een muzikant met muziek, een regisseur met een film, een spreker met een keynote… dan is er echt geen ruimte voor toeval.

Elk woord, zelfs elk leesteken in een professionele tekst is afgewogen. Een comedian oefent de exacte timing van een grap honderden keren. Tot op het diepste niveau is elk detail in een film een deel van de beeldtaal die het verhaal overbrengt.

Maar als we een presentatie voorbereiden voor ons werk, nemen we al snel genoegen met onze vondsten. Te snel. En dat komt voor een groot deel doordat we niet weten dat het beter kan. En doordat we ons niet realiseren wat het oplevert als we een betere presentatie maken. Een aandachtiger publiek. Meer draagkracht voor je product, idee, visie. En echt iets teweeg brengen na afloop.

Het hoeft niet in één keer

Het is natuurlijk een afweging tussen tijdsinvestering en opbrengst. Want geen ruimte laten voor toeval, dat is tijdrovend. Maar in mijn ervaring hebben de meeste mensen simpelweg nooit geprobeerd wat er gebeurt als ze wél de tijd steken in een presentatie.

Een schrijver schrijft zijn tekst niet in één keer. Ook wat je hier leest is al een stuk tekst die een paar keer geïtereerd is en waar meer dan twee handen aan hebben gewerkt. Ook al staat mijn naam erboven, dat betekent alleen maar dat het idee aan mijn geest is ontsproten.

“Realiseer je wat het oplevert als je een betere presentatie maakt.”

Iteratie betekent het volgende: eerst schrijf ik wat ik al een paar dagen in mijn hoofd heb. Dit stuk tekst begon een week voor de eerste versie als een titel en één zin. Een kleine week later schreef ik de eerste versie, zonder conventies (ik filter of regisseer mezelf dan niet, probeer het verhaal direct uit m’n hoofd op papier te krijgen). Het kostte me een uurtje en het zag er niet uit.

Twee dagen daarna las ik het na: was dit wat ik in gedachten had? En hoe is het voor een lezer – mogelijk een leek – om dit te lezen? Daarop bracht ik structuur aan: ik verdeelde de veel te lange tekst in alinea’s en veranderde de volgorde. Meteen daarna redigeerde ik mezelf, op effect: ik bracht zinnen aan die lekker klinken (soundbites) en formuleerde stellingen waarmee ik aandacht pak. Ook ontdekte ik dat het interessant zou zijn als ik dieper zou uitleggen hoe wij een artikel schrijven. Kostte zo’n 90 minuten, al met al.

Content waar je iets aan hebt

Daarna is het de beurt aan mijn collega Jos. Hij is beter in het schrijven van goede koppen. Die zijn belangrijk voor jouw ‘kijkrichting’ tijdens het lezen. Ze maken of breken een tekst. Ook filtert Jos er heel wat spelfouten uit (ik ben een drama met d’s en t’s). Hij vertaalt moeilijke woorden en maakt mijn soms iets te pretentieuze taalvoorkeur wat prettiger om te lezen. Hij kijkt ook naar het ritme van de tekst en breekt te lange zinnen op in kortere. (Tot nu toe loopt het aardig, toch? – Jos)

Ook leest hij mee of alles overkomt. Als je zelf iets schrijft, is het voor jezelf duidelijk. Het vergt een ervaren tweede paar ogen om te checken of het voor een buitenstaander ook duidelijk is. Als laatste legt Jos een paar interessante links met andere artikelen, content van derden en soms een training die aansluit bij het onderwerp. Het hele werk kost Jos ook zo’n 90 minuten.

Ten slotte gaat het online. Daar komt ook werk bij kijken: het artikel opmaken, een goede afbeelding erbij plaatsen, de boel nog eens nalezen, kijken of alle links werken, publiceren. Toch ook al gauw een half uur, als het niet meer is.

Als je nou denkt: ‘Joh, vierenhalf uur… Een tekst van deze lengte heb ik in één derde van de tijd wel klaar.’ Dan is dat precies het punt wat ik wil maken: het gaat niet alleen om de lengte van de tekst. Het gaat niet om vulling, het gaat ons niet sec om de score in Google. Wij willen content maken waar je echt iets aan hebt. Daardoor binden we publiek aan onze content. We proberen door onze content een waardevolle relatie met je te bouwen. Dat vergroot onze merkwaarde én kans op conversie van onze trainingen.

De score in Google is iets wat daar organisch uit volgt.

Conversie vergroten (en een negatief effect voorkomen)

Met alle communicatie werkt het hetzelfde. Ik kan het ook bij de ruwe versie van dit artikel houden. Maar dan is dat weggegooid geld. We investeren tijd in een artikel waardoor de waarde toeneemt, waardoor we waarde uit het artikel terug zullen krijgen.

Zelden ontmoet ik professionals die ook zo’n relatie met hun communicatie hebben.

Check ook deze tips om een effectieve presentatie voor te bereiden

Terug naar presentaties: je doet een spreekbeurt en merkt dat die effect heeft. Je verkoopt iets! Of je wint een klant. Of krijgt een handvol visitekaartjes te pakken. De volgende keer steek je meer tijd (maar niet genoeg) in je presentatie en zie je dat dat geen noemenswaardig groter effect heeft.

Maar ja, weet je… ik zette ooit een webshopje op voor mijn ouders. Heel basaal, amateuristisch. Hij was bij lange na niet af of… er werd al gekocht. Dat is simpelweg de wet van de massa: als je voor een publiek gaat spreken, heeft dat altijd effect (conversie). Ook als je maar een matig verhaal vertelt, kun je effect hebben. Maar eigenlijk weet je het wel: hoe beter je verhaal, hoe hoger je conversie.

“Hoe beter je verhaal, hoe hoger je conversie.”

En dat effect is exponentieel: vertel een uitstekend verhaal en je scoort enorm. Niet alleen conversie – ook netwerk, thought leadership, gratis aandacht. Op dat soort dingen kan een matig verhaal een negatief effect hebben, maar omdat dat een effect op de lange termijn is, zien we dat meestal niet zo makkelijk.

Daarom neem ik hier de tijd om dit punt van wat context te voorzien. Het loont echt wel als je de tijd erin steekt. Maar, toegegeven, om efficiënt te zijn moet je wel een beetje weten wat je doet. En dat ga ik nu met je doornemen, op het gebied van slides.

Iteratie en het belang van oefenen

Zoals elke zin van een schrijver, regisseur of comedian een functie heeft, zo heeft elke zin van een spreker een functie. Waarom zou je in je presentatie dingen zeggen die loos gebrabbel zijn?

Door te oefenen ontdek je welke zinnen moeten blijven staan. De vraag is: hoor jij bij de (overgrote) meerderheid die zijn presentaties niet of nauwelijks oefent? Ik weet natuurlijk niet hoe goed jij hierin bent, maar ik weet wel dat je beter zou kunnen zijn.

De eerste keer dat je iets vertelt, ben je nog niet efficiënt met je boodschap. Je bent misschien briljant in het maken van een punt, in het smakelijk aankleden ervan. Maar de eerste keer is dat verhaal nog als een puber met groeipijnen: lang, slungelig, een beetje onbeholpen.

Met elke iteratie wordt je boodschap efficiënter. De puber groeit op en staat op z’n gemak recht overeind.

Eerst ontdek je welke zinnen goed werken en welke eigenlijk overbodig zijn. Je komt op betere metaforen en relevantere praktijkvoorbeelden. Elke keer dat je je verhaal opnieuw doorneemt, raak je meer vertrouwd met je materiaal. Als je je materiaal kent, bedenk je de zin niet meer ter plekke, waardoor je minder woorden (en eh’s) gebruikt dan nodig.

En, als de loop van je verhaal goed in je hoofd zit, zal dat een immense stimulans zijn voor je overdracht. Daarin krijg je nu meer vrijheid waardoor je sterker contact maakt met je publiek en echt met verve gaat vertellen. De worsteling met de woorden heeft plaatsgemaakt voor spelen met je publiek.

Effectieve slides maken: 4 tips

Nu dan die slides… 😉

Daarmee is het net zo. Slides maken vraagt om iteratie. En om te kunnen itereren, moet je weten waar je op moet letten. We geven je een paar tips: behulpzame kaders bij het ontwerpen van slides.

1) Slides zijn niet je presentatie

Zo vaak gehoord: “Ik heb mijn presentatie af!” Waarmee bedoeld wordt: de slides staan klaar. Het komt ontzettend vaak voor dat zakelijk sprekers na het samenstellen van hun slides – zonder verder te oefenen – zo voor de groep gaan staan. Je bespaart jezelf dan misschien tijd, maar je verdoet die van je publiek.

Slides zíjn niet je presentatie. Slides zijn een aanvulling op je verhaal. De werkelijke presentatie ben jij, de taal die uit je mond komt, en hóe die uit je mond komt. Daarom kunnen goede presentaties overeind blijven, ook als de slides bijvoorbeeld door een technische storing wegvallen.

>> Aanvullende tip: schrap elke slide die niet volstrekt noodzakelijk is. Maak slides die de overdracht van je verhaal ondersteunen: een plaatje bij jouw verhaal, een slide die je punchline net iets harder laat overkomen.

2) Doe niet wat iedereen doet

Hoeveel presentaties beginnen wel niet zo: “Hallo, dank dat ik hier mocht zijn. Mijn naam is Erwin en ik kom praten over X.”

Oké, niet iedereen heet Erwin, en niet iedereen praat over de letter X. Toch lijkt het een algemene (onbewuste) opvatting te zijn dat je je verhaal moet openen zoals je het anderen ziet doen. Maar dat is nou net wat je beter kunt omzeilen. Juist het onverwachte pakt aandacht en houdt een publiek erbij.

“Durf positie te kiezen.”

Voor slides precies hetzelfde: je ziet overal slides met lijstjes bullets, dus is het slim om dat niet te kopiëren. Je hoeft jezelf ook niet met een familiefoto voor te stellen. En nog iets: er wordt momenteel veel gezegd dat je maar zes woorden op een slide mag gebruiken. Maar stel je voor dat iedereen dat tot regel zou maken… Wijk gerust af van de norm.

>> Aanvullende tip: wees streng voor jezelf. Welke slides heb je bedacht omdat je denkt dat het zo hoort? Bij die slides moet je echt even wat creatiever zijn over de vorm. Hoe kun je je boodschap ook overbrengen?

3) De perfecte slide gaat viral

Ken je dat, bij congressen, dat bij sommige slides opeens meerdere mensen in het publiek een foto maken? Restauranteigenaren weten dit al: je moet plaatjes aanbieden die tot de verbeelding spreken. Dat is niet alleen waardevol omdat mensen ze dan gaan delen (gratis aandacht). Het betekent ook dat de boodschap smakelijk en impactvol is weergegeven. Daarvoor hoef je echt geen topontwerper te zijn. Iedereen kan zichzelf de vraag stellen: hoe maak ik dit shareable?

>> Aanvullende tip: durf positie te kiezen, want je staat hier omdat je een bijzondere opvatting hebt over je onderwerp. Kom met oneliners die haaks op de status quo staan. Geef je meest waardevolle inzichten in één slide (en noem ze je meest waardevolle kennis). Wees niet bang om ze weg te geven, want als mensen het fotograferen, betekent dat dat je door de grens van je publiek aan het breken bent…! Jij bent duidelijk de deskundige.

4) Maak efficiënte verwerking mogelijk

Ons brein heeft verwerkingstijd nodig voor een beeld. Voor het ene beeld meer dan voor het andere, maar het gaat altijd om millisecondes. Foto’s van naakte mensen verwerken we bijvoorbeeld bliksemsnel. Een kledingstuk heeft een bepaalde zeggingskracht, dus verwerken we dat trager. Hier schuilt geen tip in, het is maar een voorbeeld… 😉

In het algemeen geldt: maak de verwerking van een slide zo efficiënt mogelijk. Het publiek is namelijk niet hier om naar een slideshow te kijken – maar om naar een presentatie te luisteren. Effectieve slides houden je publiek in de flow. Onnodig complexe slides halen je publiek uit de flow.

>> Aanvullende tip: beperk de hoeveelheid informatie. Geef alleen de essentiële info. Maak een grafiek opnieuw met alleen de info die ertoe doet, bijvoorbeeld. Gebruik alleen beelden die direct ondersteunen wat je vertelt. Liefst één beeld per slide. En die tekst bij die foto, is die écht nodig?

En vanaf nu is het tijd voor actie. Steek iets meer tijd in het maken van slides die jouw verhaal goed ondersteunen. Alleen slides die ertoe doen. Met informatie die ertoe doet, die snel te verwerken is, en misschien zelfs camera’s tevoorschijn laat komen. Wijk af en toe gerust af van de heersende aanpak. En ben je klaar met ontwerpen? Laat dan vooral ook een tweede paar ogen naar je slides kijken.

Zo worden je slides de ruggengraat voor een levendige presentatie. Eentje die de aandacht van jouw publiek erbij houdt. En vervolgens tot meer conversie leidt. Da’s Life by Powerpoint!

Wil je een effectieve masterpresentatie ontwikkelen die je iedere keer makkelijk afstemt op je volgende publiek? Doe mee aan Communicators: Creation en loop niet alleen weg met impactvolle slides, maar ook met betere presentatievaardigheden.