Hoe teams een kracht maken van persoonlijke communicatie
– door Ruben Blom
Sommige teams en organisaties zijn jaloersmakend sterk in hun communicatie. Zij beschikken over een magnetisch verhaal en zijn talentvol in het uitdragen ervan, op allerlei manieren. Ze krijgen altijd de mic op events en hebben een portfolio waar jij van gaat watertanden. Kip, of ei? Wat als ik je vertel dat het recept van communicatief sterke teams helemaal niet zo ingewikkeld blijkt te zijn?
De communicatieskills van een team worden maar wat vaak voor lief genomen. Terwijl de slimheid en impact van jullie persoonlijke communicatie over het project, product of de visie die jullie vertegenwoordigen onlosmakelijk verbonden is met het succes ervan. En ja, een stukje hangt af van de persoonlijke (sociale) skills waar teamleden over beschikken. Maar lang niet alles: sterke persoonlijke communicatie hangt nauw samen met hoe goed de omgeving de individuele teamleden voedt met ideeën, inspiratie en – vooral – een bevlogen geloof in jullie doel.
Als wij met teams werken aan het versterken van hun communicatie komen we steevast tegen (echt eerder regel dan uitzondering) dat basale voorwaarden niet goed kloppen. Zonde, want moeilijk is het niet (vergt eigenlijk alleen oog hebben voor) en waardevol is het zeker.
Daarom nemen we je mee in de houding en de routine van teams waar de basisvoorwaarden voor sterke persoonlijke communicatie wél op orde zijn.
Verzorg een klimaat waarin veilig over persoonlijke communicatie gesproken wordt
Het begint bij onderkennen dat persoonlijke communicatie niet voor lief moet worden genomen. Natuurlijk, taal (dat spul waar communicatie met name van gemaakt is) stroomt gratis en onophoudelijk uit onze mond. Maar geluid maken – ook al is het ordelijk taalgebruik – staat niet gelijk aan slim communiceren.
Er is een hardnekkig geloof dat ervoor zorgt dat we van communicatieskills vinden dat ze een soort vaststaand gegeven zijn. Dat iemand van nature goed communiceert, of niet. Dat heeft veel te maken met de kwetsbaarheid van deze skill: niets is persoonlijker dan hoe iemand praat. Hoe persoonlijker een vermogen is, hoe lastiger het gesprek erover. Denk maar aan iemand ongevraagd opvoedadvies geven…
Toch is deze skill heel ontwikkelbaar en het vormt een immense factor in jullie werk. Het zit in álles wat jullie doen. Een communicatief sterk team heeft een klimaat ontwikkeld waarin veilig over elkaars communicatie kan worden gesproken. Niet gebaseerd op meningen (smaak) maar op feiten (werkt het of niet). Niet met een sterke controle (woordelijk uitgestippeld) maar met veel ruimte voor persoonlijke creativiteit (geeft ruimte voor persoonlijke overtuiging en betrokkenheid).
In deze teams ontwikkelt iedereen zich elke dag in communicatie.
Maak van jullie communicatie een vast vergaderitem
Het is daarna belangrijk om goed in te zien wat communicatie precies is. We hebben in werk – waarin we om praktische redenen zoveel mogelijk simplificeren – nog wel eens de neiging om het terug te brengen tot behapbare elementen. Zoiets als je ontwikkelt een boodschap; het team communiceert het. (You wish.)
Je weet al dat het niet persé woorden zijn die overtuigen, maar de overtuiging waarmee die woorden gesproken worden. Tenzij je een team van ijzersterke acteurs hebt (en zelfs dan) draait het niet om wat zij letterlijk zeggen, maar om de beleving van die boodschap door het team zelf. Zij moeten er zelf van overtuigd zijn om het met overtuiging te kunnen communiceren.
Die overtuiging komt niet uit de documentatie en (marketing)materialen, of het inspirerende praatje van de directeur of de manager. You wish dat het zo simpel zou zijn. Is het niet. (Punt.)
Wat en vooral hoe teamleden communiceren is een gevolg van hoe het team (informeel) met elkaar spreekt over het thema. In elke groep is in informele gesprekken continu een inhoudelijk proces aan het borrelen. En dat proces heeft veel controle heeft over hoe de boodschap in de praktijk geformuleerd zal worden en met welke bevlogenheid het wordt uitgedragen. Dat informele proces is natuurlijk heel ontastbaar (hoe ontstaan overtuigingen in iemand?) maar dat maakt nog geen reden om dit z’n eigen leven te laten leiden.
Van je kinderen heb je ook liever dat ze belangrijke onderwerpen thuis bespreken en weten we dat onze opvoeding tekortschiet als we alleen met wat wijsheden strooien. Toch is dat in werk te vaak precies wat we doen. Weet je bijvoorbeeld dat de meeste sales teams nooit echt aan elkaar laten zien hoe zij precies pitchen bij klanten? (Grote oeps als je je nu realiseert dat je nog nooit de pitches of presentaties van je directe collega’s live hebt gehoord.)
Een communicatief sterk team laat het onderling netwerken over de centrale boodschap niet aan toeval over, maar maakt het een vast onderdeel van het werk. In meetings wordt ruimte gemaakt om het centrale thema openlijk te bespreken, worden presentaties geoefend (niet gevergaderd) en wordt – als de dagelijkse oefeningen van een sporter – veel gespeeld met de boodschap. Dat spelen met de boodschap zorgt voor creativiteit, zelfvertrouwen en aanstekelijke energie in de echte communicatie. (We schreven een Doeboek voor teams met vijf inspirerende werkvormen om dit meteen in overtreffende trap te doen, bemachtig die hier!)
In deze teams leeft de boodschap echt en beschikt elk teamlid over legio krachtige opties om in allerlei situaties over de boodschap te communiceren.
Creëer een omgeving die het verhaal ademt
Een derde belangrijke basisvoorwaarde om communicatie een kracht van jullie team te maken, zit in de omgeving waarin jullie werken. We bedoelen niet zozeer de fysieke omgeving (kan zeker ook meespelen!) maar de informatie die in jullie omgeving te vinden is in bijvoorbeeld interne documentatie, intranet, jullie website, dat wat managers bespreken met je en meer.
Denk even vanuit jullie dagelijkse praktijk. Welke informatie halen de teamleden vooral uit jullie omgeving? Als je eens aandachtig naar jullie omgeving kijkt, hoe groot is dan het aandeel van informatie die behulpzaam en inspirerend is voor jullie communicatie?
De omgeving is aangever van de juiste ideeën, boodschappen, voorbeelden, argumenten en manieren waarop je die argumenten maakt. Het is de voedingsbodem voor leerzame, intelligente, inspirerende en behulpzame communicatie. Wil je dat je team in staat is om iedereen omver te blazen met ijzersterke communicatie? Dan moet de informatie die zij iedere dag aangereikt krijgen een afspiegeling zijn van wat jullie communiceren.
“Communicatief sterke teams leven zelf ín het verhaal wat ze ook uitdragen”
In de praktijk gaat de informatie in veel teams over van alles wat belangrijk is voor de bedrijfsvoering en operations, maar zelden over het verhaal wat jullie samen uitdragen. In communicatief sterke teams zie je steevast dat het verhaal wat zij uitdragen ook het verhaal is waar zij zelf in leven.
Haalbare ideeën uit hun praktijk voor de jouwe:
- Werk cases die jullie gebruiken uit en verzamel ze (op website, dan is het meteen content).
- Deel deze verhalen op slimme momenten: schotel ze voor als er bijvoorbeeld een bijpassende memo gedeeld wordt of als smaakmaker voor een werksessie.
- Maak de belangrijkste verhalen – die voor jullie bijna iconisch zijn geworden – visueel en geef ze een plaats in jullie fysieke omgeving.
- Breng een vertegenwoordiger van jullie publiek (kan intern of extern zijn) in jullie team en praat samen over hoe deze persoon jullie visie beleeft.
- Deel elkaars presentaties: maak gebruik van elkaars materiaal en slides.
- Maak kernboodschappen uit jullie communicatie expliciet en laat ze op zoveel mogelijk plaatsen terugkomen. Als titel voor documentatie, in inleidingen van memo’s, op slides, op intranet en zelfs in de fysieke omgeving.
Hoe organiseren jullie persoonlijke communicatie?
Een communicatief sterk team draagt zijn autoriteit en visie continu uit op inspirerende manieren, steeds passend bij de situatie en hun gesprekspartners of publiek. Om van die activiteit een kracht te maken van je team, is inspanning nodig – zoals voor alles geldt.
De belangrijkste vraag die we voor elk team hebben is: wat doe je er nu aan om jullie communicatie succesvol te maken? Voor een groot deel gaat het erom deze skill de juiste plek te geven in jullie werk. Geen randzaak, want daarvoor is succesvolle communicatie te belangrijk. Zorg ervoor dat jullie verhaal – de verzameling van boodschappen, argumenten, cases en anekdotes die jullie gebruiken – overal om jullie heen is. En zorg voor een klimaat waarin jullie samen groeien in jullie persoonlijke communicatie.
We beloven je dat jullie daarvan al snel de vruchten gaan plukken!
