Jef van den Hout: “Het verhaal van je team moet je blijven vertellen.”

door Jos Rouw

Verhalen geven onze wereld vorm, vaak zonder dat we het doorhebben. In deze serie gaan we op zoek naar de rol van verhalen in verschillende werkgebieden. Voor editie 2 spreken we Jef van den Hout, onderzoeker en adviseur op het gebied van teamsamenwerking. “Als je vanuit een collectieve ambitie werkt, haak je continu in op de intrinsieke motivatie.”

Leiders en merkmakers horen het al jaren om hun oren vliegen: start with why. In allerlei soorten marketing en communicatie vertellen organisaties aan de buitenwereld ‘waarom we doen wat we doen’. Een aanpak die waarschijnlijk het duurzaamst is als je daarmee een eerlijk, kloppend verhaal vertelt, dat ook binnen de organisatie leeft.

Daarbij kan die why bijvoorbeeld zorgen voor meer betrokkenheid van medewerkers. En voor een prettigere werkcultuur. Dat blijkt ook als we Jef van den Hout spreken. In zijn kantoor in het Qlubhouse in Tilburg vertelt hij over zijn onderzoek naar teamflow, de invloed van een gezamenlijke ambitie, en de rol die verhalen daarin spelen.

“Eerst dacht ik: werkgeluk, dat is veel te soft.”

Uitdaging en focus

In 2009 werkte Jef bij een adviesbureau voor de woningbouw. Hij schreef strategische plannen voor woningcorporaties – en keek daarbij een stap verder. “Ik dacht: als de medewerkers in een flow kunnen komen, zit het met de organisatie ook wel goed.”

Hij was het begrip tegengekomen tijdens zijn afstudeerstage. “Dat bedrijf vroeg mij aanvankelijk om een werkgelukmeter te ontwikkelen. Ik dacht: ‘werkgeluk, dat is veel te soft, ze zien me al aankomen op de arbeidsmarkt straks’. Toen ben ik afgestudeerd op competentiemanagement in bouw- en ontwerpteams. Daar ontstond al de link met teamwerk.”

“Bij mijn literatuurstudie las ik een stuk uit de positieve psychologie, van onder andere Csikszentmihalyi, de grondlegger van de flowtheorie. Daarin kwam ik flow tegen. Ik dacht: dat gevoel herken ik wel. Als je jezelf uitdaagt en focust, zoals ik deed tijdens het hardlopen en spinnen, dan kun je daarin terecht komen.”

Heilige graal

“Als ik ging hardlopen, wist ik precies wanneer ik de runner’s high kon bereiken. Langs het water, met de zon zo voor me, rond een uur of vier. Ik besefte dat je flow kunt oproepen als je maar de juiste omstandigheden creëert.”

“Ik besefte dat je flow kunt oproepen als je maar de juiste omstandigheden creëert.”

“Er was ook al veel onderzoek gedaan waaruit bleek dat je flow in je werk kunt organiseren. En dat het meerdere voordelen heeft. Je bent tevredener met je werk, zowel op de korte als de lange termijn. En je levert beter werk af. Ik dacht: als je dat gezamenlijk voor elkaar krijgt, heb je de heilige graal te pakken.”

Was er destijds al kennis over flow in teamverband? “Er was wel het boek ‘Group Genius’ van Keith Sawyer die groepsflow beschreef in jazzbands en theatergroepen, maar verder was er nog nauwelijks onderzoek naar gedaan,” zegt Jef. “Toen ben ik aan de slag gegaan. Het leek me te veel gevraagd om meteen een hele organisatie in flow te krijgen, dus ik wilde me op kleinere werkgroepen richten. Het leek me ook logisch dat flow in teams zou ontstaan. Dat ben ik teamflow gaan noemen.”

Zo begon Jefs zoektocht. In 2016 verdedigde hij met succes zijn proefschrift over teamflow. “Ik heb het geconceptualiseerd, heb de voorwaarden beschreven en heb een procesaanpak ontwikkeld waarmee je teams kunt begeleiden naar teamflow. In augustus 2019 verscheen mijn onderzoek in het boek ‘Team Flow: The psychology of optimal collaboration’. Het voorwoord is geschreven door Csikszentmihalyi. Hij was de opponent in de promotiecommissie. Daarmee keurt hij het eigenlijk goed als uitbreiding van zijn werk. Daar ben ik wel trots op.”

Een goed samenwerkingsklimaat creëren

Omdat hij zijn proefschrift schreef naast zijn reguliere werk, was het een lang traject, vertelt Jef. “Ik wilde het ook graag onderzoeken met één been in de praktijk. Door mee te lopen in teams, mee te werken in teams. Ik hopte van de ene organisatie naar de andere. In sommige van deze teams heerste er flow, maar in de meeste was het tegenovergestelde aan de hand, wat ongelofelijk zonde is. De aard van het werk en het team waarmee je werkt, zijn samen de essentie die laat zien waarom je voor een organisatie werkt. Ik kom dat bijvoorbeeld steeds weer tegen bij Buurtzorg als verpleegkundigen vraag waarom ze fluitend naar het werk gaan.”

“We werken volgens ons eigen model. In het hart daarvan staat de collectieve ambitie.”

Naarmate zijn onderzoek vorderde, werd Jef steeds meer gevraagd als spreker. Daarom richtte hij een bedrijf op: Flow Concepts. “Eerst wilde ik een inspiratieplatform bouwen, kennis delen over teamflow en het bijbehorende model. Daarna dacht ik: het lijkt me leuk om het verder naar de praktijk te brengen. Toen zijn we verschillende opleidingen begonnen. De cursisten geven we tools om een goed samenwerkingsklimaat te creëren. We hebben inmiddels 81 mensen opgeleid. Na 2020 zal dat het dubbele zijn.”

“In het begin werkte ik alleen, maar inmiddels zijn we een klein team. We werken volgens ons eigen model. In het hart daarvan staat de collectieve ambitie.”

Wat is de collectieve ambitie van Flow Concepts? “Wij geloven dat mensen het meest floreren als ze datgene mogen doen wat ze uitdagend, leuk en betekenisvol vinden. Wij geloven ook dat grote uitdagingen alleen gerealiseerd kunnen worden als daar een heus team achter staat. Maar samenwerken is niet zo eenvoudig als het lijkt. Met onze expertise in flow en teamontwikkeling helpen wij teams en organisaties aan een optimaal samenwerkingsklimaat.”

Het model voor teamflow van Jef van den Hout

Solar Team Eindhoven

Waarom melden organisaties zich bij Jef en zijn collega’s? “Dat is tweeledig. Óf ze hebben last van zaken die plezierig en succesvol werk in de weg zitten. Óf ze doen het heel goed met z’n allen en willen begrijpen hoe het komt dat ze flow ervaren. Zodat ze dat vast kunnen houden.”

“Bij de opleidingen proberen we voor kruisbestuiving te zorgen. Er doen ondernemers mee die het optimale samenwerkingsklimaat voor hun organisatie willen ontwikkelen. Er zijn zelfstandige coaches bij die op zoek zijn naar een hulpmiddel bij hun werk. En er zijn professionals bij die individuele flow kennen en die willen weten hoe ze dat met hun team voor elkaar kunnen krijgen.”

“Ze werden elke keer wereldkampioen. Ik was benieuwd: hoe doen ze dat?”

Jef heeft ook verschillende teams begeleid. “Vooral de eerste tijd en in beperkte mate nog steeds. We zijn nu bij Lightyear aan het testen met onze app. Daarmee kun je meten hoe het ervoor staat met je team. We gaan daar ook interviews doen om het werkklimaat in beeld te krijgen.”

Datzelfde heeft Jef gedaan bij het Solar Team Eindhoven, dat meerdere malen in het nieuws kwam met hun prestaties. “Ze werden elke keer wereldkampioen. Ik was benieuwd: hoe doen ze dat? Wat blijkt? Hun werk draait om een sterke collectieve ambitie: ze willen de wereld laten zien dat passagiersvoertuigen heel goed kunnen rijden op zonne-energie. Dat eindigt met een spannende race, maar het geeft ook in de aanloop al veel gelegenheid voor flow.”

Hoe je team in flow kan komen

Die heldere ambitie had het Solar Team van meet af aan. In oudere en grotere organisaties is dat minder vanzelfsprekend, zegt Jef. “Binnen een grotere organisatie heb je natuurlijk te maken met de historie. Daar kunnen veel belemmeringen zitten voor het bereiken van flow.”

“We werken dus ook voor Buurtzorg, een bekende organisatie inmiddels. Zij scoren hoog, zowel wat betreft hun zorgverlening als hun medewerkerstevredenheid. Een organisatie van 15.000 mensen, met twee leiders en met 48 mensen in de backoffice. Inmiddels wordt hun model ook veel overgenomen. Managementlagen eruit. Dat is heel lastig als je niet, zoals Buurtzorg, vanaf het begin met dat model werkte.”

“Waarom ga je fluitend naar je werk? Of waarom juist niet?”

Het is dan ook oppassen dat consultants er geen dogma van maken en vervolgens alle organisaties op dezelfde manier willen laten draaien. Dat werkt natuurlijk niet, waarschuwt Jef: de context moet altijd leidend blijven. “Het gevaar van werken met een model of methode is dat het een dogma wordt en gaat afleiden van het werk, datgene waar het echt om gaat. Bij Buurtzorg is dat dus de cliënt die een zorgbehoefte heeft. Het moet gaan om het werk. Je schept de voorwaarden om samen dat werk goed te doen.”

“Als we gaan ontrafelen hoe flow ontstaat in een team, starten we altijd met de vraag waarom ieder teamlid ervoor gekozen heeft voor dit team te werken. We gaan dan op zoek naar de gemene deler in dit antwoord en komen zo tot de collectieve ambitie van het team. De why inderdaad. Vervolgens vragen we ze: wanneer ga je fluitend naar het werk? En hoe komt dat? Of als het juist niet lukt, waarom dan niet? Zo kom je erachter waarom mensen flow in hun werk ervaren. Of waarom ze dat juist niet doen en hoe je ze daar dan bij zou kunnen helpen.”

Behoefte aan vooruitgang

Daar komen de verhalen om de hoek kijken. “We doen uitgebreide interviews met medewerkers. Daar maken we een teamportret van. Dat komt dan in een mooi boekje. Door dat bij veel teams te doen, komen er gemene delers aan het licht die waardevol zijn voor mijn onderzoek.

“Hoge werkdruk, machtsspelletjes: dat belemmert de flow in teams.”

“Je hebt dus ook teams waar het minder goed mee gaat. Dan is het aftasten: welke onderstroom is er? Dat moeten we goed in beeld brengen voordat we een sessie doen met een hele groep.” Is dat vervelend om te doen, de negatieve zaken in kaart brengen? Jef schudt zijn hoofd. “Ik vind het heel interessant. Iedereen wil dat ook graag boven water krijgen. Iedereen wil van nature z’n werk goed doen. Maar het gedoe eromheen, hoge werkdruk, machtsspelletjes: dat soort dingen zorgt voor obstakels. Dat belemmert je gevoel van flow en vooruitgang. Terwijl mensen daar juist behoefte aan hebben.”

“Als je je niet gewaardeerd voelt voor je werk, als je je te veel gecontroleerd voelt door het management, als je het gevoel hebt dat je goede bedoelingen misbruikt worden, als je je talent niet kan inzetten… Dat frustreert allemaal. Ik geloof dat elk mens een talent heeft, en dat talent moet je kunnen verzilveren.”

“Ik geloof dat elk mens een talent heeft. Dat talent moet je kunnen verzilveren.”

Grote kans dat je talent samenhangt met wat je wil bereiken. “Dat soort ambities halen wij op in het begin,” zegt Jef. “Zo komen we tot de collectieve ambitie. Dat is de voedingsbodem van een team. Waarom ben je lid van dit team, deze organisatie? Daar zit een positieve onderstroom. Die halen we naar boven. We kijken waar je naartoe wil.”

Zelf uitvinden wat werkt

Het gaat niet alleen om een stip aan de horizon. Het gaat ook over de korte termijn. Jef benadrukt dat het goed is om je doelen dichtbij te houden. “Je moet momenten creëren waarop je bij elkaar komt en werk oplevert. Zodat je het gevoel hebt: we zijn met elkaar in beweging, we zetten elke dag kleine stappen.”

“Het is belangrijk dat teams daarin hun eigen manier van samenwerken vinden,” zegt hij en hij veert op. Hij komt terug op het gevaar van het dogma. “Je hebt natuurlijk Lean, Agile, Scrum, Teal, van alles. Allemaal ook goed bedoelde methoden of filosofieën. Het gevaar daarvan is wel dat ze de overhand krijgen en dat adviseurs of trainers teams gaan vertellen hoe het moet. De methode gaat dan vaak overheersen – en dat is iets om te voorkomen, het moet over de bedoeling en de context blijven gaan. Adviseurs mogen natuurlijk wel verbetervoorstellen doen als het team er niet uitkomt, maar het team zelf blijft aan zet. Alleen dan ontstaat er flow.”

“Draagt dit bij aan onze collectieve ambitie? Zo ja, dan doen we het.”

“Mensen hebben behoefte aan autonomie in het uitvoeren van hun taken. Dat is bekend. Daar kun je ze dan ook in vrijlaten. Daarnaast wil je snelle en praktische afstemmingsmomenten hebben. Daar kan een werkvorm uit bijvoorbeeld de Scrum- of Lean-methodologie prima voor dienen. In elk geval is de balans tussen afstemming en professionele autonomie essentieel voor teamflow.”

Intrinsieke motivatie

Kortetermijndoelen en de collectieve ambitie komen bij elkaar tijdens de momenten waarop teamleden met elkaar afstemmen. “Als mensen het met elkaar hebben over de bedoeling van hun werk, dus de collectieve ambitie, dan weten ze waarom ze er met elkaar zijn. Als je dan tijdens die afstemmingsmomenten samen een beslissing moet nemen, kun je de vraag stellen: draagt dit bij aan onze collectieve ambitie? Zo ja, dan doen we het. Zo nee, dan niet.”

“Er zijn veel manieren om tot de collectieve ambitie te komen. Ik haal dus vaak verhalen op door middel van interviews, maar je kunt bijvoorbeeld ook een missie-visie-workshop doen. Het is vaak lastig om de collectieve ambitie onder woorden te brengen. Je kunt ook proberen om ‘m in beeld te vangen. Het is in elk geval heel belangrijk dat de teamleden het met elkaar eens zijn over de collectieve ambitie, want dan kun je samen doorpakken.”

Bij de collectieve ambitie begint het verhaal van je team, vertelt Jef. En dat verhaal is ‘iets levends’: “Het moet in je gedachten blijven, dus je moet het steeds opnieuw vertellen. Dat kan op allerlei manieren, van video’s tot klantverhalen. Dan haak je continu in op de intrinsieke motivatie van de teamleden. Van daaruit kun je steeds het gesprek voeren.”

“Ik had nooit zo naar storytelling gekeken.”

“In het model zie je ook: de uitdagende projecten die we met elkaar gaan doen, sluiten aan op de collectieve ambitie. Maar er loopt ook een lijn naar de communicatie. Vanuit die collectieve ambitie ga je de gesprekken aan. Met elkaar, bijvoorbeeld over taakverdelingen, maar ook met klanten. Ook bij de koffieautomaat moet het soms over de collectieve ambitie gaan.”

De toekomst schetsen

Had Jef al eerder stilgestaan bij de rol van storytelling in teams? “Ik had nooit zo naar storytelling gekeken, maar bij het ontwikkelen van collectieve ambities is het gaandeweg opgedoken. Vooral dus omdat je dat verhaal, als je het gevonden hebt, moet blijven vertellen.”

“Ik had het verhalen vertellen ook een beetje meegekregen bij ontwerpteams. Wat zij ontwerpen – een gebouw, een stedenbouwkundig plan – heeft ook vaak een verhaal. Dat vertel je aan degenen die het gaan realiseren, maar ook aan de mensen die ermee te maken krijgen. Het is een manier om de toekomst in beeld te brengen.”

Veel om van te leren

Door verhalen te begrijpen, kun je ook teamflow begrijpen, stelt Jef. “Je hebt als team een bestaansreden waaruit een doel ontstaat en waarmee je samen dus van start gaat. Onderweg raak je beter afgestemd op dat doel en pas je je omgeving daarop aan. Zo ga je verder tot je de collectieve ambitie bereikt. Het kan zijn dat je dan klaar bent of dat je opnieuw begint. Als het doel bijvoorbeeld is om patiënten goede zorg te bieden, begin je steeds weer.”

Waar is hij de komende tijd mee bezig? “We zijn bezig met de doorontwikkeling van onze TeamFlow App. We verdiepen ons ook in Artificial Intelligence om te kijken hoe we dat in de app kunnen toepassen om teams te helpen bij het creëren van teamflow. Daarom gaan we vanaf april ook in MindLabs zitten in de Spoorzone in Tilburg. Verder komt er nieuw onderzoek aan naar teamflow in de zorg. Ook ga ik spreken op het European Congress of Positive Psychology.”

En daar houdt de lijst nog niet op. “Ik ga ook MØ interviewen, een zangeres en producer uit Denemarken die verschillende grote hits heeft gehad. Dan is de setting dus anders: hoe bereik je flow in de studio? Dat heb ik destijds ook bij Kyteman gedaan. Er staan ook projecten op stapel in het onderwijs en in de techniek.” Jef glimlacht. “Ik vind het weleens moeilijk om te kiezen. Er is zo veel moois in de wereld, zo veel om van te leren.”

Meer weten over Jef van den Hout en teamflow? Lees verder bij Flow Concepts.