Hoe bereid je je voor op een Communicators training?

door Ruben Blom

Maak een 3 minuten variant van het thema wat altijd terugkomt in je werk

De Communicators trainingen van Rotys helpen je om de belangrijkste communicatie uit je werk sterker uit te dragen. Je onderzoekt in inspirerende werkvormen de sterke kanten van het verhaal waar je mee werkt. Je bereidt je praktisch voor op communicatieve momenten die ook echt in je agenda staan. En je maakt een reuzesprong in je vermogen om communicatie impactvol en inspirerend over te dragen op anderen.

Tijdens de training is jouw belangrijkste thema het lesmateriaal: je werkt met het onderwerp wat in je werk (of een andere belangrijke missie in je leven) centraal staat. Om ervoor te zorgen dat je alles uit je training bij Rotys zult halen, helpen we je in dit artikel om je efficiënt voor te bereiden.

De formats waar deze voorbereiding op van toepassing is, zijn:

De Opdracht

In de voorbereidende mail die je een tijdje voor de training ontving, hebben we je gevraagd om een korte pitch (3 minuten, zonder slides) voor te bereiden over het onderwerp wat jij met name uitdraagt in jouw werk. Denk goed na wat dit is: is het het merkverhaal of de visie van jullie organisatie? Is het de sterk onderscheidende propositie? Is het een purpose die jullie uitdragen? Welk unieke thema komt in alle communicatie terug?

Zeker als je al regelmatig over dit onderwerp spreekt/presenteert, kan het best een uitdaging lijken om zo’n korte variant van je verhaal te maken. Vroeger deden we dit -de oefening in dit artikel- in de training. Maar we ontdekten dat het net zo goed werkt als mensen het van te voren al voorbereiden. Een goed begin, is al het halve werk. Kun je nagaan wat we nu in de training allemaal kunnen bereiken!

Dit is waarom we de voorbereiding van je vragen:

De voorbereiding zou je zo’n 30 minuten moeten kosten. Daarna moet je nog oefenen en de tijd die daarvoor nodig is verschilt per persoon. Wel belangrijk is dat je het oefenen over een paar dagen verspreid, zo beklijft het beter. Reserveer dus (uiterlijk) in de week voor de training een paar momenten (van ca. 30 minuten) om aan je voorbereiding te werken.

Zo werkt het tijdens de training

De podiumtraining werkt in rondes. Elke ronde gaan deelnemers het podium op, elke ronde omtrent een ander leerdoel.

Al in het eerste dagdeel van de training mag jij voor het eerst het podium op met je verhaal. Deze ronde gaat nog niet over inhoud (maar over hoe je vertelt, overdracht). Wel is dit de eerste keer dat de groep en de trainer kennis maken met jouw onderwerp.

Jouw creativiteit, smaak en voorkeuren krijgen alle ruimte

Na deze ronde ga je de eerste stappen maken met inhoud. Je verkent tijdens de training een manier om je strategie en boodschap voor je verhaal te vinden en om daarna boodschap en inhoud te structureren. Zo wordt je 3-minuten-variant dus al snel uitgebouwd tot meer (afhankelijk van de lengte van de training die je doet).

Zo maak je de 3-minuten-variant

Je zou in dit artikel misschien een template verwachten met de ingrediënten die in je pitch terug moeten komen. De reden dat we je dat juist niet bieden, is dat goede presentaties niet in een template te vangen zijn. Verhalen zijn vloeibaar, op allerlei manieren vorm te geven. Wij willen jouw creativiteit, smaak en voorkeuren de ruimte geven. 

In plaats van een template geven we je wat pointers mee en stellen we je een paar vragen die behulpzaam zijn als je je voorbereidt. Hier komen eerst wat hulpvragen en daarna een uitleg van hoe je die 3 minuten in elkaar kunt zetten. Pak pen en papier en schrijf mee!

– Voor welk publiek sta je?

Je hebt waarschijnlijk allerlei publieken waar je voor terecht kunt komen met jouw onderwerp, maar het is belangrijk om er één in gedachten te nemen. Misschien staat er binnenkort een presentatie in je agenda? Of weet je dat je vroeg of laat bij dat ene publiek uit zult komen?

Kies een publiek dat je echt gaat hebben of dat ‘logisch’ is. En kies een situatie waarin dat publiek uit meer dan 3 man bestaat. (Ook als je één of twee mensen specifiek wilt overtuigen, kies dan een setting waarin je ze in een groter publiek treft.)

– Wat wil je van hun?

Het is geen geheim dat je een achterliggend doel hebt met je presentatie. Dat heeft namelijk alle communicatie. Je spant je in voor deze presentatie omdat je op iets hoopt, meer dan alleen een goed applaus. Je hebt er vast weinig moeite mee om te bedenken wat je van hun wilt. Dat ze je product kopen, dat ze over jou gaan praten, dat ze je idee steunen…

Maar, is dat exact wat je van ze wil, ná deze presentatie? De kans is groot dat je om een tussenstapje vraagt. Bijvoorbeeld: schrijf je in voor mijn nieuwsbrief, ga eens na hoe dit bij jullie in de organisatie is geregeld, kijk eens door deze bril naar hoe je je werk nu doet.

Hoe specifieker je je doel kent, hoe makkelijker het wordt om straks in inhoud én overdracht te navigeren. Wat wil je dat ze gaan doen (niet ‘vinden’, niet ‘weten’ of ‘snappen’: wat gaan ze doen) als ze jouw presentatie hebben gehoord?

– Waarom zou je publiek dat willen?

Als je te weinig van je publiek vraagt, is dat zonde van jouw tijd. Als je te veel van hun vraagt, zullen ze het niet doen. Maar als de (denk)stap die je ze laat zetten met je presentatie waardevol is voor jou, én (nadat jij er met hun een beetje over hebt nagedacht) waardevol voor hun, dan heb je kans op conversie.

Ongetwijfeld kun je wel een dozijn voordelen opsommen die passen bij wat je van ze vraagt. Maar als je je verplaatst in hun schoenen, wat is dan de allerbelangrijkste reden die in jouw verhaal te vinden is?

ALS ER MAAR ÉÉN GEDACHTE IS UIT JOUW VERHAAL DIE BLIJFT HANGEN, WELKE IS DAT DAN?

– Wat is het onderscheidend vermogen van jouw verhaal?

Deze vragen zijn bedoeld om je op gedachten te brengen voor interessante inhoud. Daarvan hoef je niks te gebruiken, je mag zelf kiezen welke inhoud sterk werkt in je 3 minuten.

– Vermijd formaliteit

Je pitch moet herkenbare taal zijn voor je publiek. Als je een directeur bent in de financiële sector, hoef je niet te klinken als de jonge founder van een marketing-startup. Maar veel mensen hebben al snel de neiging om te gaan praten ‘zoals ze denken dat het hoort’ en gaan daardoor te formeel of met te veel jargon spreken.

De truc is om zoveel mogelijk gewoon jezelf te zijn. Zoals je thuis ook praat. Vraag je tijdens het maken en oefenen van je verhaal af of je dingen simpeler, menselijker zou moeten/kunnen brengen. Je pitch wordt daardoor toegankelijker én belevingsvoller. Dat komt de impact enorm ten goede.

– Zo zet je 3 minuten in elkaar…

Wat je van je publiek vraagt en wat zij daaraan hebben is de essentie van jouw verhaal. Het is de reden dat je presenteert en dat zij naar je luisteren. Nu je dat voor jezelf hebt vastgesteld, heb je een kompas voor je inhoud: alles wat je gaat vertellen moet deze twee dingen (voor je publiek) logisch maken.

Denk voor een 3-minuten-variant aan de achterkant van een boek (je grote presentatie is het boek, nu schrijf je de achterkant). Neem je publiek in gedachten en stel je voor dat je hun een teaser gaat geven van het verhaal wat je eigenlijk gaat vertellen.

Het makkelijkste is om wat dingen gewoon hardop pratend uit te proberen: hoe zou jouw pitch klinken? Wat vertel je om de essentie van je verhaal goed uit de verf te laten komen? Sluit je verhaal af met de oproep die je voor ze hebt. Je call-to-action.

Noteer tijdens het uitproberen steekwoorden en zinnen die goed klinken, in de volgorde waarin je ze wil behandelen. Dit noemen we een lijn. We raden je niet aan je pitch woordelijk (letterlijk) uit je hoofd te leren, maar sommige mensen vinden het wel fijn om het verhaal voor de oefening een (of een paar) keer helemaal uit te schrijven.

Zo oefen je je 3 minuten

Hoe comfortabel of oncomfortabel je je er ook bij voelt, je kunt alleen maar oefenen door het hardop te doen. Je moet namelijk in staat raken om de lijn van je pitch moeiteloos van A naar B te brengen.

Als je je materiaal goed kent, kun je er goed mee ‘spelen’. Je kunt dan makkelijker contact maken met je publiek, kunt makkelijker emotie en dynamiek meegeven, en je zult straks in de training goed ‘coachbaar’ zijn. Als je je materiaal niet goed kent, word je in de weg gezeten door het nadenken over je tekst (of door de druk die een podium met zich mee lijkt te nemen).

HET MAKKELIJKSTE IS OM WAT DINGEN GEWOON HARDOP PRATEND UIT TE PROBEREN

Het beste is om je verhaal ‘droog’ te oefenen. Denk niet teveel na over intonatie of hoe je het moet brengen, maar richt je op het verhaal goed kennen. Op de lijn van A naar B kunnen vertellen. Je brein onthoudt makkelijker als je oefent tijdens simpele activiteiten, zoals afwassen of opruimen of terwijl je autorijdt.

Oefen een paar keer een paar minuten. Afhankelijk van hoe makkelijk je opneemt (als je toneel speelt zul je bijvoorbeeld makkelijk tekst kunnen onthouden) kost het oefenen van een 3-minuten-verhaaltje in totaal zo’n 30 tot 90 minuten.

Als je je pitch lekker kent, oefen het dan ook nog op een paar mensen. Een familielid of vriend (of zelfs je kind of hond) werkt fijn. Je hebt voor het oefenen niet per se baat bij diepe inhoudelijke discussies, je hebt een paar ogen nodig om het aan te kunnen vertellen.

Leuk om te kijken: alvast wat tips van Ruben

Hier hoef je je geen zorgen over te maken… 

Als je straks in de training staat, is de afspraak dat alles fout mag gaan. Op een podium voelt iedereen zich bekeken en daardoor kan er een beetje schroom omhoog komen, maar we willen je eraan herinneren dat je hier bent om te leren.

Als je bijvoorbeeld je tekst vergeet, wil dat niet zeggen dat je niet goed hebt geoefend. Dat kan namelijk om tientallen redenen gebeuren die allemaal leerzaam kunnen zijn.

Ook hoef je je geen zorgen te maken over de kwaliteit van je verhaal. Iedereen komt hier om stappen te maken als spreker/communicator. Je pitch hoeft niet perfect of prachtig te zijn, het moet jouw beste poging zijn. Daarmee creëer je een persoonlijk startpunt voor jezelf en de trainer.

Sommige deelnemers kennen hun verhaal nog niet zo goed. Bijvoorbeeld als je net in een nieuwe functie begint, of als je nog maar net je eigen zaak hebt gestart. Ook hier geldt: het draait voor deze pitch om je beste poging. De training vormt voor jou juist een kans om je verhaal verder te onderzoeken.

Lukt het oefenen niet? Blijven de woorden maar niet plakken? Probeer eerst eens of je niet al te lang bezig bent: leg het even weg en ga morgen verder. Best kans dat het er dan opeens wel in blijkt te zitten!

Verlies je steeds op hetzelfde punt in het verhaal de draad? Denk eens goed over dat punt na: heel vaak komt daarna iets wat misschien niet helemaal klopt of waar je zelf eigenlijk niet helemaal achter staat.

FAQ

Veel succes bij de voorbereiding en tot ziens bij de training!

Heb je na dit artikel nog aanvullende vragen? Mail ze naar everything@rotys.nl en help ons dit artikel nog nuttiger te maken voor toekomstige deelnemers aan Communicators!